Бизнес-карта: что можно и что нельзя делать с ними предпринимателям и компаниям
В каких банках есть бизнес карты
С бизнес-картой в большинстве случаев можно купить и конструктор ребенку, и билет на самолёт. Однако многие предприниматели уверены, что, например, покупка кофе со счёта ООО или ИП может вылиться в налогового инспектора под дверью. Екатерина Борщева, директор по продажам банка для бизнеса Бланк, рассказывает, что такое бизнес-карты, зачем они нужны юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, а также о том, какие ограничения существуют.
Как предпринимателю оплачивать свои расходы?
- Платёжные поручения. Это распоряжение банку перевести деньги со счёта плательщика получателю. Срок предъявления такого получения — не больше 10 дней. Количество платёжных поручений не ограничено, плюс банки обычно не берут комиссию.
- Чековые книжки. Это брошюра платёжного поручения, в рамках которой плательщик устанавливает, кому и какую сумму выдать. Чеки могут быть ограниченными и безлимитными: в первом случае сумму определяет плательщик, а во втором — возможности банковского счёта. Деньги можно получить либо наличными, либо на счёт. Однако такой способ расчёта может быть сопряжён с мошенничеством, поэтому данные нужно проверять тщательно.
- Бизнес-карта или корпоративная карта – разновидность банковской карты, которая привязана к расчётному счёту ИП, ООО, АО или ПАО. С её помощью можно оплачивать покупки онлайн или в обычных магазинах, снимать или вносить наличные в банкомате, а также совершать переводы на карты физлиц.
Последние появились относительно недавно, и их цель – экономия времени предпринимателя. В отличие от операций по платёжным поручениям и чековым книжкам, корпоративные карты позволяют быстро оплачивать ежедневные расходы, переводить деньги или снимать их в банкомате – как по обычной банковской карте для физлиц. К тому же, можно легко контролировать свои расходы, смотреть статистику и вести учёт.
Чековые книжки уходят в прошлое / Источник: auction.ru
Обычно ИП и юрлица пользуются бизнес-картами, чтобы оплачивать:
- командировочные;
- представительские расходы (например, на ужин с клиентом);
- счета за аренду офиса, ЖКХ и т.д.;
- закупку товаров;
- заправки;
- налоги;
- и даже личные нужды – для ИП на УСН 6%, 15% и ОСН.
И, несмотря на устоявшийся стереотип, больших отличий между картами для физлиц и ИП и юрлиц нет: обеими во многих случаях можно пользоваться в том числе и для бытовых нужд. Просто важно знать нюансы своего налогообложения.
Бизнес-карта – такая же карта
Бизнес-карта очень похожа на привычную кредитную или дебетовую карту для физических лиц: её можно выпустить, у неё есть своя платёжная система, тарифы, бонусы и остальные знакомые «плюшки».
Как выпустить
Так же, как и обычные карты для физлиц, – нужно обратиться в банк и обговорить условия с менеджером. Однако помните, что даже бизнес-карты могут быть нескольких видов:
- Дебетовые или кредитные. С дебетовой картой в вашем распоряжении все собственные средства компании на корпоративном счёте, а с кредитной – лишь заёмные на определённую сумму банковские деньги.
- Универсальные или ограниченные. Ограниченные позволяют совершать покупки только в определённых местах, например, только топливные карты для водителей. С универсальной же картой можно купить что угодно – даже конструктор ребёнку, однако для сотрудников всё равно стоит выставить лимит.
Платёжная система
Бизнес-карту можно оформить на базе платёжной системы Мир. Например, мы у себя выдаём дебетовую рублёвую карту Мир Привилегия бизнес, по которой можно снимать до 500 тыс. рублей в месяц без комиссии и нет платы за ведение счета. Но у каждого банка могут быть свои условия.
Карта может быть привилегированного класса — например, Мир Суприм.
Виды бизнес-карт
Условия пользования корпоративными картами зависят от системы налогообложения, на которой состоит предприниматель. В таблице собрали ключевые условия использования таких карт для разных систем:
| Система налогообложения | Можно ли пользоваться в личных целях | Условия использования | Особенности |
|---|---|---|---|
| ИП на упрощённой системе налогообложения (УСН) 6% | Можно | Для любых трат | Предприниматель может оплачивать любые покупки. |
| ИП на УСН 15% или общей системе налогообложения (ОСН) | Можно | Для любых трат | Нужно декларировать бизнес-расходы. Для этого нужно хранить все расходные документы – чеки, накладные и пр. – и записывать их в книгу учёта доходов и расходов. Все расходы, которые считаются корпоративными, есть в этом списке. Личные траты не снижают налогооблагаемую базу. |
| ОО, АО и ПАО | Нельзя | Для корпоративных расходов | Все покупки должны соответствовать виду деятельности, и их нужно подтверждать документально. Например, купить принтер в офис можно, а домой – нет. Это закреплено в статье 252 НК РФ. |
Стоит учесть, что на УСН «Доходы за вычетом расходов» личные траты нужно исключить из расходов – то есть не указывать их в налоговом учёте, чтобы они не уменьшали налог.
Налоговая может запросить «первичку», чтобы проверить, соответствуют ли расходы перечню, который нужно учесть в книге учёта доходов и расходов (КУДиР), например, оплату командировок, различных услуг, пошлин и т. д. в соответствии со статьей 346.16 НК РФ.
Фильтр расходов: что можно и что нельзя оплачивать бизнес-картой
Мы разобрались с правилами, а дальше рассмотрим примеры наиболее распространённых трат предпринимателей, которые могут вызывать у них вопросы.
| Трата | ИП (6%) | ИП (15%, ОСН) | ООО, АО, ПАО |
|---|---|---|---|
| Кофе в кафе | Можно, без ограничений | Можно, без ограничений | Оплата только с личной карты |
| Поезд и такси | Можно, без ограничений | Можно, без ограничений | Можно, если это рабочие поездки. Нужно будет указать этот вид услуг в трудовом договоре и локальном нормативном акте компании, чтобы спокойно расплачиваться даже в троллейбусах. |
| Пицца в офис | Можно, без ограничений | Можно, это будут личные траты, которые не надо учитывать при расчёте налога | Можно, если в документах будет зафиксирована оплата питания сотрудников. Чтобы сделать всё легально, организуйте учёт сумм, потраченных на питание каждого работника. Такие затраты нужно облагать НДФЛ и страховыми взносами, а также включать в расходы на оплату труда при заполнении налоговой декларации |
| Оплата ланча с клиентом | Можно, без ограничений | Необходимо сохранить фискальный чек после встречи и передать его бухгалтеру. Также понадобятся подтверждающие документы, которые указывают на представительские расходы*, а не личное потребление. Если всё оформить верно, можно исключить риск претензий по доначислению НДФЛ и взносов | Ситуация как с ИП (15%) – нужны чеки из кафе и документы, которые подтверждают, что это был действительно рабочий обед. |
| Билеты в отпуск | Можно, без ограничений | Можно, без ограничений | Нельзя, только корпоративная поездка и только в том случае, если это указано в трудовом договоре с сотрудником. |
| Переводы на карту физлиц и снятие наличных | Можно снимать деньги и переводить их на обычную карту – свою или чужую – в пределах банковского лимита. Условия и комиссии при переводах физическим лицам устанавливает банк. | Можно снимать деньги и переводить их на обычную карту – свою или чужую – в пределах банковского лимита. Условия и комиссии при переводах физическим лицам устанавливает банк. | В случае переводов банк может и запросить документы, подтверждающие экономический смысл переводов. При снятии наличных нужно передать бухгалтеру чек из банкомата и документы о расходных операциях. Банковские лимиты устанавливаются индивидуально для каждого клиента. |
Важно: представительские расходы – это расходы компании, которые связаны с официальным приёмом представителей других организаций или совета директоров. При этом встреча должна быть подтверждена документами: накладными, актами и отчётом о проведённом мероприятии. К представительским расходам не относятся расходы на развлечения, отдых и лечение заболеваний.
Что, если случайно прошла личная покупка с бизнес-карты?
Если вдруг с карты ООО, ПАО или АО случайно была проведена личная покупка, не стоит паниковать и ждать штрафов или проблем с бухгалтерией и налогами. Предприниматель может:
- оформить как возмещение расходов и вернуть деньги – платёж через кассу по расходному кассовому ордеру или банковским переводом на счёт организации;
- подтвердить все операции документами в рамках представительских расходов предприятия.
Бизнес-карты сейчас — отличный инструмент для расчёта с контрагентами, который гораздо удобнее других способов оплаты. Они позволяют упростить расходы, следить за статистикой и получать бонусы, предусмотренные банками, например, кешбэк.
При этом корпоративные карты можно использовать как обычные карты для физлиц, однако, чтобы всё было законно и прозрачно, важно учитывать вашу систему налогообложения и не забывать про лимиты.
https://bankstoday.net/last-news/biznes-karty-ot-bankov
